Økende behov for digitale møter stiller nye krav til både møteeffektivitet og kvalitet. Det å bli trygg i det digitale møterommet kan være lurt med tanke på de mange fordelene dette kan gi. Eksterne team og digitale møter gir oss muligheten til å jobbe fra forskjellige geografiske områder. Dette har sine fordeler som reduserte reisekostnader, og tilgang til ny kompetanse som ikke begrenses til geografisk plassering. Selgere tar møter digitalt, og kan raskere bevege seg fra kunde til kunde. Men skal dette fungere krever det gode rutiner og planlegging av de digitale møtene. Med vår erfaring fra nearshore ressurser og 100% remote arbeid har vi samlet 5 punkter for god digital møtekultur.
1. PLANLEGGE MØTET GODT Digitale møter stiller ekstra strenge krav til planlegging og forberedelser. Du må planlegge hva du skal gjennomgå i møtet og hvordan du skal gjennomføre det. Tenk også gjennom hvem som skal være med, hvorfor de skal delta og på hvilken måte du vil de skal bidra. Et tydelig formål, agenda og forventet resultat vil bidra til enklere deltakelse. De virtuelle verktøyene er ikke alltid like enkelt å sette seg inn i, men dette må gjøres i god tid i forveienn. Teknisk utstyr som ikke fungerer er den vanligste årsaken til irritasjon ved virtuelle møter. Innloggingen feiler, lyden går ikke, ustabilt ect.. Hvis du selv ikke behersker teknologien, bør du ha med deg en hjelper som kan det. Lange avstander er den viktigste grunnen til å ha virtuelle møter. Noen ganger befinner møtedeltakerne seg i ulike tidssoner. Det kan være fornuftig å variere møtetidspunktene, slik at det ikke alltid blir de samme medarbeiderne som må ta møtet utenfor kontortid. Hvis man har et møte ved lunsjtider i Norge, er det kveld i Sydney og midt på natten i Los Angeles og rett etter jobb i India. På et virtuelt møte sitter deltakerne kanskje på et hjemmekontor, en café eller i åpent kontorlandskap. Det kan være mange lyder fra flere hold som kan virke forstyrrende på de andre møtedeltakerne. Demp bakgrunnstøyen for å holde de andre fokuserte og ivrige. 2. LOGG INN I GOD TID En uformell samtale før møtet kan gi den tilliten og nærheten som trengs mellom de virtuelle deltagerene. Lag en fast regel om å være innlogget for eksempel ti minutter før møtet starter. Bruk tiden til å snakke om løst og fast; været, landet, nyheter, interesser eller annet som bygger relasjoner. Når du starter møtet, vær tydelig at nå ligger kun fokuset på det vi snakker om.
3. TYDELIG LEDELSE
I digitale møter der man ikke kan se hverandre, er det et økt behov for en strukturert møtegjennomføring med tydelig og aktiv ledelse. Bruk tid i starten av møtet til en gjennomgang av hensikten med møtet, forventet resultat, agenda, hvem som deltar og hvordan du ønsker de skal bidra i møtet. Dette krever at du er på, og aktivt involverer deltakerne underveis. 4. BRUK VIDEO
Det er mange fordeler ved å bruke video-funksjonen i digitale møter: Møtedeltakerne kommer tettere på hverandre enn de gjør ved å se på hverandres stillbilder. Bruk av video gjør det også lettere å se om folk henger med, og det blir lettere å legge til rette for fokusert og aktiv deltakelse. Husk at det å se hverandre smile og prate bygger relasjoner, og i en digital verden får vi aldri nok av å bygge tillit og rellasjoner med hverandre der vi kan.
5. HOLD DET KORT Det er viktig å være realistisk, vi klarer ikke å konsentrere oss like lenge i et virtuelt møte som i et vanlig møte. Prøv derfor å kutte ned på møtets varighet. Det kan for eksempel gjøres ved å sende ut viktig informasjon på forhånd, og be de forberede seg, slik at møtet blir mer effektivt. Husk å ta pauser hvis møtene blir lange, men gjør pausene korte.
Lykke til!
