Kommunikasjon, tillit, struktur og langsiktighet er sentrale faktorer i et vellykket samarbeid. Det å sette bort oppgaver til eksterne team er ikke et nytt fenomen, men hva som settes bort har de siste årene endret seg.
Det er mange årsaker til at bedrifter velger å outsource noen av aktivitetene. Motivet bak
outsourcing har tradisjonelt vært et ønske om å oppnå reduserte kostnader i verdikjeden og
spesialisering i produksjonslinjen. I dag outsourcer bedrifter flere aktiviteter enn
tidligere. Fra produksjonslinjen og IT-tjenester velger mange nå også å outsource
tjenester innen finans, innkjøp, HR, logistikk, og administrative oppgaver.
Outsourcing vil være en viktig del av det å drive en virksomhet fremover. Når en bedrift
velger å outsource gir det muligheten til å skalere opp og ned avhengig av selskapets
aktiviteter. Videre kan SMB redusere sårbarheten i organisasjonen ved at de sikrer
normal drift ved sykdom, oppsigelser og ferieavvikling. Den sterkeste driverne mot
outsourcing er frykt for at bedriften gir avkall på kritisk kunnskap, og en avhengighet til den
eksterne partneren. Det er dermed viktig for bedriften å ta stilling til oppgavene de ønsker
å gjennomføre selv, og oppgavene de til fordel kunne satt bort.
Nøklene til et vellykket samarbeid er blant annet følgende:
Kommunikasjon
Det største feilgrepet mange gjør når de outsourcer, er at de ikke snakker nok med det
eksterne teamet sitt. Med erfaring fra COVID-19 situasjonen ser vi her hjemme at for å holde på de gode dialogene virtuelt krever det god kommunikasjon. Godt samarbeid forutsetter god kommunikasjon. Ikke bare bygger det gode relasjoner på tvers av geografiske lokasjoner, men minsker også sjansen for at det oppstår misforståelser eller ugunstig ja-kultur. Heldigvis er dette nå langt enklere enn for 10–20 år siden, med verktøy som Teams og høyhastighetsnett som støtter muligheten for å ta videosamtaler ansikt til ansikt. Terskelen for å kontakte det andre teamet bør være svært lav.
Tillit som en del av teamet
Et samarbeid fungerer bare dersom begge parter stoler på hverandre. For å få mye ut av
outsourcing, må du også kunne overlate hasteoppgaver til det utenlandske teamet ditt.
Gjør du ikke dette, vil en ting ofte skje: Bedriften din sitter igjen med problemene outsourcing opprinnelig var ment å løse. Slik skaper du en positiv feedback-loop, fremfor en ond sirkel.
Åpenhet
Skal du ha tillit til det eksterne teamet, er det også viktig å bygge en kultur basert på åpenhet. Du må kunne stole på at de sier fra om de ikke forstår noe, samtidig som de må vite om det er noe du er misfornøyd med. Ingen er tjent med at teamet ditt leverer noe annet enn du ønsket deg, fordi de ikke turte å komme med oppfølgingsspørsmål.
Dessuten vil gode eksterne team ofte ha smarte forslag eller innvendinger; disse vil du ikke gå glipp av. Åpenhet er like viktig mellom din bedrift og det overordnede nearshoringselskapet. Ikke nøl med å si ifra om et teammedlem som ikke fungerer. Feilansettelser kan hende overalt, og du skal kunne sette krav til at du får det du betaler for.
Struktur og spesifikasjoner
I en bedrift der alle er samlokalisert, går det noen ganger an å slippe unna med en løsere
arbeidskultur som tar ting litt på sparket. Så fort du jobber distribuert – spesielt på tvers av land –setter det høyere krav til strukturen. Her er agile rammeverk som Jira gode verktøy for å delegere og lage oppgaver. Ved å sette faste rutiner og mål et stykke i forveien, unngår dere dobbeltarbeid eller glemte frister. Kanskje viktigst av alt er skriftlige spesifikasjoner. Poenget er ikke at disse må være ekstremt omfattende, men at det lettere oppstår misforståelser når informasjonen deles muntlig.
Langsiktig tenkning
Når du ansetter et eksternt team, vil det ta litt tid før de jobber ved full kapasitet, uansett hvor i verden de befinner seg. Etter hvert som det eksterne teamet blir kjent med bedriften din, oppgavene og menneskene i den, vil du få mer og mer tilbake. Tiden du investerer får du tilbake med renter. Dette er også grunnen til at nearshoring ikke alltid er den beste løsningen for kortere prosjekter. Det kan fungere, men langsiktige oppdrag er definitivt mer egnet. Tenk heller på nearshoring-teamet ditt som en permanent eller semi-permanent avdeling av bedriften. Fra nearshoring-selskapets side setter dette høye krav til å beholde ansatte. Du skal ha faste mennesker å forholde deg til, slik at du slipper å starte på nytt hver gang noen slutter eller bytter prosjekt eller stilling.
Ønsker du en uformell samtale for å se om våre eksterne team kan være et alternativ for deg? Kontakt oss! Her.
