Lederrollen har mange ulike aspekter, og prioritering av tid er kanskje det aller vanskeligste og viktigste en leder gjør. Det er en kjent sak at ledere bruker for mye
tid og energi på administrasjon og rutineoppgaver som går utover det strategiske arbeidet. Er dette deg?
Da bør du vurdere å prioritere annerledes - ikke gjør alt selv.
Flere undersøkelser viser at mange ledere er bevisste på at de bruker for mye tid på
administrasjon og rollen som fagekspert.
Heldigvis kan fordeling av arbeidsoppgaver og digitalisering være til god hjelp for å prioritere bedre. En daglig leders arbeidsoppgaver kan grovt deles inn i tre hovedområder; strategi, organisasjonsutvikling og operasjonell drift.
Strategi utarbeides sammen med styret, og er de overordnede målene for bedriften.
Organisasjonsutvikling handler om at de ansatte og rollefordelingen er tilpasset strategien.
Operasjonell drift, den daglige driften skal gjøre at man faktisk oppnår målene man har satt seg.
Kan du prioritere annerledes?
En studie utført av Frode Solberg ved handelshøyskolen BI fra 2018 dokumenterte at
ledere bruker desidert mest tid på daglig drift og operative gjøremål, og minst tid på strategi og utvikling.Likevel ønsket lederne at de kunne prioritere motsatt. For å finne balansen som leder mellom de tre gitte områdene er det viktig å kartlegge tiden du bruker. Kapasiteten er begrenset til 24 timer i døgnet, der du som leder skal ha tid til å leve og lade også. Strekker ikke tiden til er det kanskje på tide å sette bort noen av arbeidsoppgavene.
En hjelpende hånd?
Veldig mange har blitt ledere fordi de er flinke innen sitt fagområde, og ikke nødvendigvis på grunn av sin lederkompetanse. Som engasjert fagekspert oppleves det gjerne som positivt å være mye involvert i det praktiske arbeidet. Samtidig er det viktig å huske at det er din jobb å lede og gjøre ansatte i stand til å stå på egne ben og være selvstendige. Det gjør du kanskje ikke best ved å gjøre jobben selv, særlig ikke dersom motivasjonen din er å
gjøre det raskere og bedre enn de som egentlig skulle gjort jobben. Selv om det er fristende å gjøre det selv bør du delegere bort ansvaret for å få mer tid til å lede.
For små og mellomstore selskaper er det ofte vanskelig å identifisere oppgavene som til
fordel kunne vært satt bort. Dette er baksiden med en liten organisasjon, der alle gjør litt av
alt, og spesielt lederrollen har flere "hatter". Det krever en innsats fra selskapet for å
identifisere arbeidsprosessene, og finne ut hva og hvilken del av prosessen som til fordel
kunne vært satt bort. Et eksempel kan være et selskap med et ERP-system som krever mye
trykking. Dermed blir gode ressurser sittende flere timer i ERP-systemet, som igjen er veldig
kostbart og en dårlig utnyttelse av ressursene selskapet besitter.
For å identifisere oppgavene som til fordel kan settes vekk ber vi alle våre kunder lage en liste der de skriver svaret på tre sentrale spørsmål:
Skriv ned de oppgavene du ikke liker å gjøre.
Skriv ned de oppgavene du ikke kan gjøre.
Skriv ned de oppgavene du ikke burde gjøre.
Det første elementet er veldig enkelt: skriv ned hva du ikke liker å gjøre. Dette kan være
alt fra bokføring, skrive møtereferat til administrasjonsoppgaver. Alle bedrifter trenger motiverte og engasjerte ledere, det som stjeler energi av deg kan være viktige oppgaver å sette bort.
Det andre elementet: Oppgaver du ikke kan gjøre. Det er daglige elementer i selskapet du ikke har noen erfaring med, og som til fordel kan settes bort. For eksempel markedsføring
på sosiale medier eller grafisk design.
Til slutt, kommer det vanskeligste men også det viktigste spørsmålet: Hva er det du ikke
bør gjøre som leder? Spesielt i små bedrifter kan det bli en kultur der alle gjør litt av alt, til
tross for lønnsforskjeller og kunnskapsnivå. Dette trenger ikke være negativt, men det er
viktig at du er ærlig på hvor ressursenes kapasitet bør brukes.
Eksempeler på oppgaver:
Bokføring og bilagsregistrering
Flytting av data fra system til system
Personlig assistent
Håndtere e-poster og møteavtaler
Strategi og planlegging for sosiale medier
Vedlikeholde profiler i sosiale medier
Fakturere og følge opp innbetalinger
Lage og administrere markedsføringskampanjer
Lage presentasjoner og rapporter
Lage og vedlikeholde nettsteder
Gjøre research
Følge opp statistikk, rapportering og tall
Styre salgskampanjer
Legge bestillinger
Oppdatere kalendere og bookinger
Planlegge og arrangere møter og eventer
Oppdatere CRM-programmer og databaser
Skrive og følge opp nyhetsbrev
Personlige oppgaver - som å bestille morgen levering eller sende takkekort!
Ta kotakt ved spørsmål.
Mvh,
Team Your Headway AS